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Vivien ElbauerVE

Vivien Elbauer

Virtuelle Assistentin

€560/day
München, DE
15+ years

Average response time: 1 hour

About Vivien

Seit über 15 Jahren unterstütze ich Unternehmen in den Bereichen Assistenz, Projekt- und Aufgabenkoordination, Eventorganisation und Backoffice. Ich strukturiere Abläufe, behalte den Überblick und sorge für eine zuverlässige Umsetzung im Tagesgeschäft.

Zu meinen Schwerpunkten gehören unter anderem:
- Assistenz & Backoffice-Unterstützung im Tagesgeschäft
- vorbereitende Buchhaltung (u. a. Belege, Rechnungen und Abstimmung mit Steuerbüros)
- Kundenkommunikation und Korrespondenz
- Projekt- und Aufgabenkoordination
- Websitepflege bestehender WordPress-Webseiten (Elementor)
- SEO-nahe Optimierung vorhandener Inhalte und Seitenstrukturen

Digitale Tools und KI setze ich gezielt ein, um Organisation, Texte und Abläufe sinnvoll zu unterstützen – immer mit Blick auf eine praxistaugliche und verlässliche Umsetzung.

In der Zusammenarbeit bin ich verlässlich, strukturiert und transparent. Klare Absprachen und eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe sind für mich selbstverständlich.

Weitere Informationen zu meinem Leistungsangebot finden Sie hier:
  • German

    Native or bilingual

Remote only
Primarily works remotely

Experience

  • Vivien Elbauer - Virtuelle Assistenz
    Virtuelle Assistentin
    August 2025 - Today (11 months)
    Unterstützung von Selbstständigen und Unternehmen in administrativen und organisatorischen Aufgaben.

    Schwerpunkte meiner Tätigkeit sind die strukturierte Unterstützung im Backoffice, Termin- und Kommunikationsmanagement sowie die Koordination von Aufgaben und kleineren Projekten im Tagesgeschäft. Ich unterstütze bei der vorbereitenden Buchhaltung sowie in der laufenden Kundenkommunikation.

    Darüber hinaus übernehme ich die Pflege und Aktualisierung von WordPress-Inhalten (Elementor) sowie die strukturierte Aufbereitung und Optimierung vorhandener Inhalte. KI-Tools wie ChatGPT setze ich gezielt ein, um Inhalte vorzubereiten, Abläufe zu strukturieren und wiederkehrende Aufgaben effizienter zu gestalten.
    Virtuelle Assistenz Backoffice Vorbereitende Buchhaltung Wordpress administrative support
  • Institut für Notfallmedizin und Medizinmanagement
    Projekt- und Teamassistentin
    August 2010 - July 2025 (14 years and 11 months)
    Unterstützung der Projekt- und Bereichsleitung in allen administrativen und organisatorischen Aufgaben.

    Koordination interner Abläufe, Termin- und Teamabstimmungen sowie Schnittstellenkommunikation zwischen Mitarbeitenden, Partnern und Dienstleistern.
    Bearbeitung von Kunden- und Teilnehmeranfragen, Erstellung von Auswertungen und Dokumenten, Pflege administrativer Prozesse sowie Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen und Schulungen.
    customer service Office Management administrative support Projektmanagement Team management
  • BKP GmbH
    Event- und Teamassistentin
    September 2006 - July 2010 (3 years and 10 months)
    In meiner Rolle in der Event- und Teamassistentin habe ich die organisatorische Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen unterstützt. Dazu gehörten die Betreuung von Kundenanfragen, die Abstimmung mit Dienstleistern und Locations, die Erstellung von Teilnehmerlisten und Abläufen sowie die Koordination logistischer Prozesse. Zusätzlich war ich für die Kommunikation mit Kunden und Partnern, die Dokumentenorganisation und die ordnungsgemäße Abwicklung administrativer Aufgaben verantwortlich.
    Projektmanagement Organisation Kundenkommunikation administrative support Team-Management

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  • Industriekauffrau
    Städt. Berufsschule für Bürokommunikation und Industriekaufleute
    2006

Certifications

  • SEO Masterclass
    Udemy
    2026
  • Elementor Masterclass: Der WordPress Pagebuilder von A bis Z
    Udemy
    2025

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