Description

Hallo, ich bin Vivien Celine – virtuelle Assistenz und Social Media Enthusiastin.

Ich helfe Coaches, Beratern und kleinen Unternehmen dabei, ihre täglichen Aufgaben effizient zu managen und ihre Online-Präsenz professionell zu gestalten.

Meine Kernkompetenzen:

•E-Mail- & Kalendermanagement: Terminplanung, Posteingang sortieren, Follow-ups

•Social Media Betreuung: Content-Planung, Posting, Community Management

•Design & Content-Erstellung: Canva-Posts, Story-Templates, Präsentationen, PDFs

•Vorbereitende Buchhaltung & Organisation: Belege sortieren, Rechnungen erfassen, Prozesse digitalisieren

Ich arbeite zuverlässig, strukturiert und flexibel, sodass meine Kunden sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Wenn Sie jemanden suchen, der Ihre Organisation entlastet und Social Media professionell betreut, freue ich mich über eine Nachricht.

Languages

German
Native or bilingual

Workplace preferences

Remote only

Primarily works remotely

Selbstständig
Virtuelle Assistenz & Administrative Unterstützung
January 2026 - Today (5 months)
Hamburg, Germany
• E-Mail- & Kalendermanagement
•Social Media Content-Erstellung (Canva)
•Strukturierung digitaler Prozesse
•Organisation & Kommunikation
administrative Unterstützung
Grünes Zentrum Heist
Assistenz der Geschäftsführung
RETAIL (SMALL BUSINESS)
March 2023 - Today (3 years and 3 months)
Hamburg, Germany
Aufgaben & Tätigkeiten:
• Unterstützung der Geschäftsführung bei täglichen organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Terminplanung und Kalenderorganisation, Koordination interner und externer Meetings
• Korrespondenz und E-Mail-Management, einschließlich Bearbeitung von Anfragen und Follow-ups
• Vorbereitung von Präsentationen, Reports und internen Unterlagen
• Projektmanagement: Planung, Umsetzung und Nachverfolgung von Projekten und Aufgaben
• Personalorganisation: Unterstützung bei Recruiting-Prozessen, Onboarding neuer Mitarbeiter, Pflege von Personalakten
• Bürowesen & Organisation: Verwaltung von Dokumenten, Ablagesystemen und digitalen Prozessen
• Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitern und externen Partnern
• Event- & Meeting-Organisation, inkl. Raumplanung und Ressourcenkoordination
• Mitwirkung bei Budgetkontrolle und Rechnungsprüfung
• Unterstützung bei strategischen Aufgaben und Prozessoptimierungen.

Erreichte Ergebnisse:

• Effiziente Optimierung der Kalender- und Kommunikationsprozesse → Zeitersparnis für Geschäftsführung
• Strukturierte Ablage und Dokumentenmanagement → bessere interne Übersicht
• Erfolgreiche Unterstützung bei Projekten und Personalmaßnahmen
Ärztehaus Heist
Medizinische Fachangestellte
MEDICAL
August 2019 - February 2023 (3 years and 6 months)
Hamburg, Germany
Tätigkeiten & Leistungen
•Organisation und Koordination von Patiententerminen und Kalenderverwaltung
•Telefonische und schriftliche Patientenkommunikation
•Verwaltung und Pflege von Patientendaten und digitalen Akten
•Bearbeitung von E-Mails und interner Korrespondenz
•Abrechnungsvorbereitung (z. B. EBM / GOÄ)
•Unterstützung bei der Praxisorganisation und Ablaufoptimierung
•Dokumentation medizinischer Leistungen
•Erstellung von Bescheinigungen, Formularen und Unterlagen
•Zusammenarbeit mit Ärzten, Laboren und externen Partnern
•Organisation von Materialbestellungen und Verwaltung von Ressourcen
•Sicherstellung eines strukturierten Praxisablaufs