Description

Executive Operations | Founder Support | Chief of Staff

Sie suchen jemanden, der Themen eigenständig übernimmt, Projekte zuverlässig vorantreibt und dafür sorgt, dass aus offenen Punkten konkrete Ergebnisse werden?

Ich unterstütze Unternehmer, Geschäftsführer und Führungskräfte bei der Steuerung komplexer Projekte, der Koordination externer Partner sowie der strukturierten Bearbeitung operativer und strategischer Sonderthemen.

Mein Schwerpunkt liegt nicht in klassischer Assistenz, sondern in der operativen Umsetzung. Ich übernehme Verantwortung, schaffe Struktur in komplexen Situationen und begleite Themen konsequent bis zum Abschluss.

## Typische Projekte und Leistungen

Projektsteuerung und Nachverfolgung
Executive Support auf Management- und Geschäftsführungsebene
Founder Support / rechte Hand des Unternehmers
Steuerung externer Dienstleister und Stakeholder
Immobilien-, Instandhaltungs- und Sanierungsprojekte
Sonderprojekte und Eskalationsmanagement
Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen
Prozessoptimierung und Organisationsentwicklung
Kommunikation mit Behörden, Anwälten, Banken, Hausverwaltungen und Geschäftspartnern
Strukturierung komplexer organisatorischer Abläufe

## Was mich auszeichnet

Ich arbeite pragmatisch, lösungsorientiert und mit hoher Verbindlichkeit. Mein Anspruch ist es, Führungskräfte spürbar zu entlasten und sicherzustellen, dass wichtige Themen zuverlässig umgesetzt werden.

Ziele, Prioritäten und gewünschte Ergebnisse müssen klar sein – den Weg dorthin entwickle und steuere ich eigenständig. Mein Fokus liegt auf Ergebnissen, klarer Kommunikation und effizienter Umsetzung.

Besonders wohl fühle ich mich in dynamischen Umfeldern mit vielen Beteiligten, komplexen Fragestellungen und hohem Koordinationsbedarf.

Industry field of expertise

Languages

German
Native or bilingual
English
Fluent

Workplace preferences

Remote only

Primarily works remotely

Georg von Holtzbrinck GmbH & Co. KG,
Executive Assistant to Head of Group Finance
PUBLISHING
May 2025 - Today (1 year and 2 months)
70 Stuttgart, Germany
▪ Eigenverantwortliche Steuerung, Priorisierung und Nachverfolgung bereichsübergreifender Projekte, Management-Initiativen und strategischer Sonderthemen

▪ Koordination und Steuerung interner sowie externer Stakeholder einschließlich Banken, Versicherungen, Dienstleister, Hausverwaltungen und weiterer Geschäftspartner auf nationaler und internationaler Ebene

▪ Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Management-Präsentationen, Analysen, Handlungsempfehlungen und Statusberichten für die Bereichsleitung

▪ Operative Unterstützung des Head of Group Finance bei strategischen, organisatorischen und bereichsübergreifenden Fragestellungen sowie bei der Umsetzung komplexer Sonderprojekte

▪ Verantwortung für die strukturierte Planung, Koordination und Umsetzung komplexer Projekte mit unterschiedlichen internen und externen Beteiligten

▪ Steuerung von Immobilien-, Instandhaltungs- und Dienstleisterthemen einschließlich Ausschreibungen, Angebotsvergleichen, Terminmanagement, Eskalationsbearbeitung und Maßnahmenverfolgung

▪ Koordination von Bankbeziehungen, Kontenmanagement, Vollmachten sowie Verwaltung von Unterschrifts- und Berechtigungsprozessen innerhalb der Unternehmensgruppe

▪ Organisation, Moderation und Nachverfolgung bereichsübergreifender Abstimmungen sowie Sicherstellung der fristgerechten Umsetzung vereinbarter Maßnahmen

▪ Kommunikation mit Eigentümern, Mietern, Hausverwaltungen, Handwerksbetrieben, Dienstleistern und weiteren externen Partnern im Rahmen von Immobilien-, Instandhaltungs- und Sonderprojekten

▪ Steuerung und Koordination komplexer Instandhaltungs-, Sanierungs- und Problemlösungsprozesse einschließlich Budget-, Termin- und Stakeholdermanagement

▪ Aufbau, Pflege und Weiterentwicklung transparenter Dokumentations-, Reporting- und Informationsstrukturen zur Unterstützung fundierter Managemententscheidungen
Treasury Project Management Stakeholder Management Operations Management Executive Support
Hitachi GTS Deutschland GmbH,
Assistenz Head of Hardware Engineering Management
TRANSPORTATION
May 2023 - April 2025 (1 year and 11 months)
Ditzingen, BW, Germany
▪ Operative und organisatorische Unterstützung des Head of Hardware Engineering Management sowie des gesamten Engineering-Teams im internationalen Projektumfeld

▪ Planung, Organisation und Durchführung von Meetings, Workshops, Seminaren, Teamveranstaltungen und bereichsübergreifenden Abstimmungen

▪ Koordination administrativer und organisatorischer Prozesse innerhalb des Fachbereichs sowie Sicherstellung effizienter Arbeitsabläufe

▪ Pflege, Weiterentwicklung und Qualitätssicherung interner Systeme und Datenbanken (u. a. SAP, Stages) zur Unterstützung von Projekt- und Teamprozessen

▪ Organisation und Begleitung von Onboarding- und Offboarding-Prozessen einschließlich Koordination relevanter Schnittstellen und Dokumentationen

▪ Erstellung, Aufbereitung und Pflege von Präsentationen, Berichten, Auswertungen und Management-Unterlagen

▪ Unterstützung bei der Recherche, Analyse und Aufbereitung von Informationen als Grundlage für Projekt- und Managemententscheidungen

▪ Mitwirkung bei der Optimierung bestehender Prozesse, Strukturen und administrativer Abläufe innerhalb des Engineering-Bereichs

▪ Eigenständige Bearbeitung organisatorischer Sonderthemen sowie Nachverfolgung offener Maßnahmen und Projektaktivitäten
Project Management Executive Support Operations Management Problem Solving Assistenz
Dürr Systems AG,
Assistenz C-Level - Chief Procurement Officer (CPO)
AUTOMOBILE
June 2022 - April 2023 (10 months)
Bietigheim-Bissingen, BW, Germany
Administrative und organisatorische Unterstützung des gesamten EK-Teams
Überwachung/Erledigung der Post
Bestellung und Verwaltung von Büromaterial
Vor- und Nachbereitung von internen bzw. externen Sitzungen und Besprechungen
Selbstständige und stilsichere Erledigung der Korrespondenz im Sek-retariat
Besucherbetreuung- und Bewirtung
Vorbereitung / Organisation Veranstaltungen wie OFF Sites, Mee-tings mit Location, Catering, Eintragung Kalender etc
Urlaubsvertretung der Assistenz eines Abteilungsleiters
Abstimmung und Zusammenarbeit mit anderen Assistenzen im Haus
Teamübergreifende Unterstützung von insgesamt drei Abteilungslei-tern
Erstellung/Überarbeitung Präsentationen für Vorstandssitzgen u.a.
Erledigung Sonderaufgaben wie Warengruppenbereinigungen mit Hilfe SAP
Verwaltung, Organisation und Terminerstellung im Kalender des CPO, sowie Bearbeitung/Verwaltung seines E-Mail-Postfaches
Pflege und Aktualisierung des Procurement Mail Verteilers und Or-ganigramms
Unterstützung des CPO im Daily Business (Tagesmappe, Bewirtung, Reminder, Wiedervorlagen, Abstimmungen uvm.)
Project Management Operations Management Procurement Einkauf Executive Support