About Stephanie
Verlieren Sie täglich Zeit durch unbeantwortete E-Mails oder unübersichtliche Rechnungen?
Als virtuelle Assistenz unterstütze ich Sie dabei, Ihr Backoffice strukturiert und zuverlässig zu organisieren.
Mit über 20 Jahren kaufmännischer Erfahrung sorge ich für klare Abläufe, zuverlässige Kommunikation und eine saubere Dokumentation im Hintergrund. Ich arbeite strukturiert, diskret und mit einem sicheren Blick für Details, Fristen und Vollständigkeit.
Mein Schwerpunkt liegt auf operativer Entlastung im Tagesgeschäft:
- Strukturierte Bearbeitung und Beantwortung von E-Mails
- Organisation und Pflege digitaler Postfächer
- Digitale Erfassung von Ein- und Ausgangsrechnungen
- Systematische Datenerfassung und Datenpflege
- Strukturierung von digitalen Ablagen und Dokumenten
Durch meine langjährige Tätigkeit als Direktionsassistentin und in der Wohnungsverwaltung bin ich es gewohnt, administrative Prozesse eigenständig zu organisieren und als zuverlässige Schnittstelle zwischen internen und externen Ansprechpartnern zu agieren.
Ich spezialisiere mich auf laufende Backoffice-Projekte, bei denen eine kontinuierliche, sorgfältige und strukturierte Bearbeitung digitaler Kommunikation und administrativer Daten erforderlich ist.
Das Ergebnis: ein aufgeräumtes E-Mail-Postfach, transparente Rechnungsübersicht und gepflegte, nachvollziehbare Datensysteme.
Remote | 2 Tage pro Woche verfügbar | Tagessatz 300 €
German
Native or bilingual
Remote only
Primarily works remotely
Experience
- BaugenossenschaftMitarbeiterin WohnungsverwaltungCIVIL ENGINEERINGJuly 2018 - Today (7 years and 11 months)Kelsterbach, GermanyTätigkeitsbeschreibung:Verantwortlich für die administrative und organisatorische Betreuung der Wohnungsverwaltung mit Schwerpunkt auf Mitglieder- und Objektverwaltung.Aufgabenbereiche:
- Organisation und Strukturierung des gesamten Büroablaufs
- Verwaltung und Pflege von Mitglieder- und Objektstammdaten
- Erstellung von Betriebs- und Nebenkostenabrechnungen
- Kassenführung sowie Kontrolle von Zahlungseingängen und -ausgängen
- Vertretung der Buchhaltung bei Abwesenheit
- Korrespondenz mit Mitgliedern, Dienstleistern und Behörden
- SeniorenresidenzDirektionsassistentinNovember 2004 - June 2018 (13 years and 7 months)Tätigkeitsbeschreibung:Verantwortlich für die strukturierte Organisation des Direktionsbüros sowie für administrative, buchhalterische und koordinative Aufgaben im laufenden Geschäftsbetrieb.Aufgabenbereiche:
- Administrative Unterstützung der Direktion im Tagesgeschäft
- Eigenständige Postbearbeitung und professionelle Korrespondenz
- Organisation von Sitzungen und kleineren Veranstaltungen inkl. Vorbereitung und Protokollführung
- Führung und Pflege von Termin-, Mitarbeiter- und Kundenlisten
- Wöchentliche Erstellung und Koordination des Veranstaltungskalenders
- Enge Zusammenarbeit mit dem Kulturreferat
- Zentrale Ansprechpartnerin für Mitarbeiter, Bewohner, Angehörige, Gäste und externe Firmen
- Buchung und Organisation von Geschäftsreisen
- Verwaltung und Einkauf von Büromaterial
- Unterstützung bei internen IT-Anliegen
- Rechnungsprüfung, Kassenführung sowie Vertretung der Buchhaltung
- Vorbereitende Buchhaltung zur Erstellung der monatlichen Bewohnerabrechnungen
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