About Raphaela
Ich bringe Ordnung in Buchhaltung und Backoffice, damit im Alltag nichts mehr liegen bleibt.
Ich unterstütze Unternehmen genau dort, wo es oft unübersichtlich wird: bei offenen Posten, unklaren Prozessen, fehlender Struktur oder Abstimmungschaos mit Steuerberatung und Partnern.
👉 Meine Kenntnisse in der Finanzbuchhaltung habe ich zuletzt gezielt mit DATEV vertieft und praktisch angewendet.
Mein Schwerpunkt liegt auf sauberer vorbereitender Buchhaltung mit DATEV, klaren Abläufen und nachvollziehbaren Ergebnissen. Durch meine Erfahrung in der Assistenz der Geschäftsführung und im Vertrieb verstehe ich nicht nur die Zahlen, sondern auch die Abläufe dahinter.
Ich arbeite eigenständig, denke mit und übernehme Verantwortung. Themen, die liegen bleiben, bringe ich strukturiert zu Ende.
Typische Aufgaben, die ich übernehme:
- Vorbereitende Buchhaltung mit DATEV
- Rechnungsprüfung, -erfassung und -stellung
- OPOS-Listen, Abstimmungen und Klärfälle
- Kommunikation mit Steuerberatern, Kunden und externen Partnern
- Unterstützung im Backoffice und administrativen Prozessen
- Strukturierung und Optimierung von Abläufen und Unterlagen
Mein Anspruch ist, dass Finance- und Backoffice-Prozesse nicht nur funktionieren, sondern entlasten und verlässlich laufen.
German
Native or bilingual
English
Fluent
Remote only
Primarily works remotely
Experience
- Pluvion GmbHFinance & Backoffice Operations | Assistenz der GeschäftsführungAugust 2023 - October 2025 (2 years and 2 months)
- Verantwortung für strukturierte Abläufe im Backoffice und Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
- Mitwirkung bei der vorbereitenden Buchhaltung inkl. Prüfung und Erfassung von Eingangsrechnungen, Erstellung von Zahlungslisten sowie Reisekosten- und Spesenabrechnungen
- Abstimmung mit Steuerbüro, Lohnbüro und externen Partnern
- Verantwortung für den HR-Bereich sowie Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung, Lohnbüro und Team
- Steuerung und Optimierung administrativer Prozesse und Abläufe
- Vorbereitung und Einreichung von Förderanträgen (z. B. Forschungszulage)
- Erstellung von Reports, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsführung
- Verwaltung und Pflege von CRM-Systemen (HubSpot)
- Organisation interner und externer Meetings sowie Events
- Zusammenarbeit mit verteilten, remote arbeitenden Teams
- oneLake GmbHFinance, HR & Backoffice AdministrationJune 2023 - November 2024 (1 year and 5 months)
- Ansprechpartnerin für HR Themen und vorbereitende Lohnthemen in Abstimmung mit dem Steuerbüro
- Verwaltung von Personaldaten sowie Organisation von Onboarding und Offboarding
- Mitwirkung in der vorbereitenden Buchhaltung inklusive Kontenabstimmungen und Ausgangsrechnungen
- Eigenständige Erstellung von Reisekostenabrechnungen
- Optimierung interner HR und Buchhaltungsprozesse
- Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Abläufen im Tagesgeschäft
- highQ Computerlösungen GmbHProjekt- & VertriebskoordinationSOFTWARE PUBLISHINGJanuary 2018 - December 2022 (4 years and 11 months)
- Erstellung und Koordination von Angebots- und Vertragsunterlagen
- Mitwirkung bei EU-Ausschreibungen und komplexen Angebotsprozessen
- Eigenständige Betreuung und Koordination von Projekten
- Analyse von Markt- und Wettbewerbsentwicklungen
- Weiterentwicklung des Qualitätsmanagementsystems sowie Optimierung interner Prozesse
- Unterstützung im Marketing, u. a. bei Konzeption und Versand von Newslettern
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Education
- Ausbildung zur Finanzassistentin mit Schwerpunkt Steuern / SteuerfachangestellteSteuerberaterkammer Südbaden2005