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Malt Strategy
Ludovic M.LM

Ludovic M.

Assistant administratif / Office manager

€450/day
Paris, FR
15+ years
Rigueur et organisation
Gestion administrative
Gestion de projet
Assistante virtuelle
assistance administrative

Average response time: 1 hour

About Ludovic

Assistant administratif externalisé – Marchés publics, organisation, conseil | +130 clients accompagnés depuis 2015

Beaucoup de dirigeant.e.s pensent que leur problème administratif est une question de temps.

C'est rarement le cas : c'est presque toujours une question d'organisation, de process et de gestion. Ce constat, posé après plus de 15 années entre l'international, le management et le terrain administratif, a donné naissance à LUMIS Services en 2015.

Depuis, j'ai accompagné plus de 130 clients — TPE/PME, professions libérales, cabinets d'avocats, agences de communication — dans la structuration et l'externalisation de leur back-office.

Les résultats mesurés sont nets :
  • +30 % de CA généré en moyenne par les clients dans les 6 mois suivant le début de mission (effet de libération du temps commercial du dirigeant),
  • -80 % de charge mentale administrative ressentie dès les premières semaines.
Software Publishing
Digital Business Models
Film and audiovisual (AV)
Medical Devices
Education Companies

  • English

    Native or bilingual

  • French

    Native or bilingual

Remote only
Primarily works remotely

Experience

  • LUMIS Services
    Assistant administratif indépendant et Coach Administratif®
    CONSULTING AND AUDITS
    February 2015 - Today (11 years and 4 months)

    Assistance administrative externalisée – expertise, structuration, confidentialité


    Fondateur de LUMIS Services depuis 2015, j'accompagne dirigeant.e.s de TPE/PME, professions libérales, agences de communication et cabinets dans l'externalisation et la fiabilisation de leur back-office administratif. Plus de 25 ans d'expérience pluridisciplinaire, dont une part significative en environnement international et multiculturel.

    Périmètre d'intervention

    • Gestion administrative courante : suivi des opérations et dossiers, relances devis/factures, administration des ventes, interface avec partenaires externes (experts-comptables, avocats, administrations).
    • Marchés publics et appels d'offres : analyse du DCE, constitution des candidatures et offres (DC1/DC2, DUME, mémoire technique), suivi post-attribution.
    • Archivage et structuration documentaire : reprise d'arriérés, plans de classement (physique et numérique), rédaction de procédures.
    • Audit organisationnel : diagnostic des processus, identification des goulots, recommandations actionnables, accompagnement à la digitalisation (outils collaboratifs, IA générative).
    • Coaching administratif pour profils en blocage ou phobie administrative.

    Méthode

    Cadrage initial structuré (objectifs, périmètre, livrables, indicateurs), reporting régulier, traçabilité documentée. Démarche compatible RGPD, confidentialité contractualisée systématiquement, postes de travail sécurisés.

    Positionnement

    Au-delà de l'exécution, j'apporte une lecture stratégique des enjeux administratifs : arbitrages internalisation/externalisation, conception de procédures pérennes, transfert de compétences. Mon parcours transverse (formation professionnelle, marchés publics, conseil) permet des missions hybrides rares sur le marché.

    Modalités

    Missions ponctuelles, récurrentes ou forfaitaires. 100% distanciel.
    Engagement déontologique et confidentialité.
    Approche humaine, personnalisée et pédagogique.
    Gestion administrative assistance administrative Assistante virtuelle Administration des ventes office manager
  • Loire Valley Institute for Advanced Studies
    Project Manager
    September 2013 - August 2017 (3 years and 11 months)
    LE STUDIUM Administrative, logistic and cultural support for international incoming researchers Scientific events planner
    Gestion de projet coordination internationale Relations internationales mobilité internationale Recherche scientifique
  • Incoming International Researchers - EURAXESS Services Centre
    Project Manager
    September 2013 - August 2017 (3 years and 11 months)
    Project Manager - Incoming International Researchers - EURAXESS Services Centre
    Administrative, logistic and cultural support for incoming researchers.

    Chargé de Projets - Centre de Services EURAXESS - Direction des Relations Internationales
    Accompagnement et support administratif, logistique et culturel des chercheurs impatriés.
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Education

  • Assistant de Direction bilingue
    Assistant de Direction bilingue
  • TOEIC - Test of English for International Communication
    TOEIC - Test of English for International Communication
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