Kathleen Kühn

Interimistische Vertretung der Executive Assistant im Managementteam (C-Level)

Tätigkeiten:

• Eigenständige Planung, Koordination und Dokumentation von Management-Terminen inkl. Unterlagen, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen

• Korrespondenz und Kommunikation auf Deutsch und Englisch auf Management-Ebene

• Projektbezogene Unterstützung mit PMO-Skills: effiziente Kommunikations- und Dokumentationsprozesse, Schnittstellenkoordination, Reporting

Reiseorganisation (national & international) inkl. Abrechnung und Budgetüberwachung

• Prüfung und Freigabe von Rechnungen

• Organisation von Offsites, Veranstaltungen und teamübergreifenden Meetings

Tools: MS Teams, Outlook, MS Office, Reisebuchungstool Onesto, Rechnungsfreigabe- u. Bearbeitungstool Webcycle

Ergebnis: Maximale Entlastung des Managements, on Point, sofort einsatzbereit, effizient und hochkonzentriert, kombiniert mit PMO-Kompetenz und internationaler Kommunikationserfahrung.

Verantwortlich für die umfassende Unterstützung des COO in administrativen, organisatorischen und strategischen Aufgaben. Kombination aus klassischem Executive Support, Projektbegleitung und kurzfristiger Führungsverantwortung in der Operations-Abteilung.

Tätigkeiten:

• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Reportings und Statistiken

• Koordination von Projekten und operativen Aufgaben im Tagesgeschäft

• Organisation und Pflege des Terminkalenders des COO

• Vorbereitung, Nachbereitung und Protokollierung von Meetings

• Vertragsmanagement und Verwaltung sensibler Unterlagen

• Kommunikation mit Kunden, Partnern und internen Stakeholdern

• Bearbeitung der Geschäftskorrespondenz und allgemeine Sekretariatsaufgaben

Zusätzliche Leitungsverantwortung:

• Interimistische Vertretung der Head of Operations als Executive Assistant to COO

• Erstellung von Dienstplänen für ein 2-Schichtsystem

Urlaubs- und Krankmeldungsmanagement sowie Personalplanung

• Koordination des Mitarbeitereinsatzes und Anforderung von Zusatzpersonal

• Eigenständige Einsatzplanung von Studierenden in Zusammenarbeit mit einem Leihunternehmen

• Enge Zusammenarbeit mit HR und Begleitung von Personalgesprächen

Ergebnis: Sicherung reibungsloser Abläufe im Tagesgeschäft und in Projekten, strukturelle Entlastung des Managements und Stabilisierung der internen Kommunikation in einer anspruchsvollen Übergangsphase.

Operative Koordination technischer B2B-Kundenaufträge in den Bereichen Internetdienste, Standortvernetzung, Datacenter, Security, Cloud & Telefonie. Verantwortung für Planung, Steuerung und Umsetzung von Standard- und Realisierungsprojekten sowie fortlaufende Prozess- und Schnittstellenoptimierung.

Tätigkeiten:

• Koordination mehrerer paralleler Kundenaufträge

• Planung und Durchführung von Kick-off-Meetings, Terminmanagement, Nachverfolgung

• Erstellung und Controlling von Arbeitspaketen (intern/extern)

• Auftrags-, Lager- und Bestellmanagement inkl. Rechnungsfreigaben

• Kommunikationsschnittstelle zwischen Kunden, Fachabteilungen und Dienstleistern

• Eskalations- und Ordermanagement, Sicherstellung reibungsloser Abläufe

• Dokumentation und Reporting im MS Dynamics CRM

• Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und Kundenfokus

• Unterstützung bei Planung, Installation und Abnahme technischer Schaltungen

Tools & Technologien: MS Dynamics CRM, Jira, Power BI, SharePoint, MS Office, Teams, Outlook

Ergebnis: Effiziente Projektsteuerung durch strukturiertes Auftragsmanagement, klare Kommunikation und proaktive Koordination aller Beteiligten. Erhöhte Termintreue, mehr Transparenz und nachhaltige Kundenzufriedenheit im technischen B2B-Umfeld.