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Janine S.JS

Janine S.

Management Assistant & Senior Project Manager

€690/day
Böblingen, DE
8-15 years

Average response time: 1 hour

About Janine

Ich entlaste Unternehmer, Führungskräfte und Projektteams durch professionellen Executive Support, strukturierte Business Administration, zuverlässigen PMO-Support und persönliche Assistenz im operativen Tagesgeschäft. Mein Fokus liegt darauf, Abläufe zu organisieren, Projekte transparent zu koordinieren und Aufgaben, Termine, Maßnahmen sowie Kommunikation konsequent nachzuhalten.

Mit über neun Jahren Erfahrung in HR, Projektmanagement, Office Administration und Executive Search unterstütze ich bei Backoffice Management, Projektkoordination, Reporting, Dokumentation, Recherche, CRM-/ATS-Pflege, Kandidatenmanagement, Stakeholder-Kommunikation sowie administrativen Sonderprojekten. Bei Bedarf übernehme ich zudem Aufgaben im Bereich Personal Assistance, etwa Termin- und Reiseorganisation, Priorisierung von Anfragen, Vorbereitung von Unterlagen, Koordination vertraulicher Themen und die strukturierte Organisation des beruflichen Alltags.

Ich arbeite eigenständig, diskret, lösungsorientiert und mitdenkend. Besonders wertvoll bin ich für Unternehmen und Führungskräfte, die eine zuverlässige Unterstützung suchen, die nicht nur operativ entlastet, sondern Struktur, Klarheit und Verbindlichkeit in Projekte, Kommunikation und Geschäftsprozesse bringt.
  • German

    Native or bilingual

  • English

    Fluent

  • Spanish

    Basic

  • Portuguese

    Basic

Can work on-site
Böblingen (up to 50km), Stuttgart (up to 50km), München (up to 50km), Hamburg (up to 50km), Berlin (up to 50km)

Experience

  • Janine Destino Coaching & Consulting
    Selbstständiger Coach, Consultant, VA
    DIGITAL AND IT
    February 2021 - Today (5 years and 5 months)
    Böblingen, Germany
    Consulting & Business-Optimierung
    • Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen, Arbeitsabläufen und Verantwortlichkeiten
    • Aufbau klarer Strukturen, digitaler Workflows und effizienter Abläufe im Tagesgeschäft
    • Sparring bei organisatorischen, strategischen und unternehmerischen Herausforderungen
    • Unterstützung bei Prioritätensetzung, Entscheidungen und professionellem Außenauftritt

    Virtuelle Assistenz, Executive Support & Personal Assistance
    • Remote-Unterstützung im Backoffice, Assistenzbereich und operativen Tagesgeschäft
    • Terminplanung, Reiseorganisation, Unterlagenvorbereitung und vertrauliche Koordination
    • Projektkoordination, PMO-Support, Dokumentation, Reporting und Maßnahmenverfolgung
    • Kommunikation mit Kunden, Dienstleistern, Kandidaten und Stakeholdern
    • CRM-/ATS-Pflege, Recherche, Datenmanagement und administrative Sonderprojekte

    Coaching & Mentoring
    • Coaching zu Persönlichkeitsentwicklung, Selbstorganisation, Positionierung und Umsetzungskraft
    • Entwicklung individueller Strategien für Klarheit, Zielerreichung und Weiterentwicklung
    • Erstellung von Workbooks, Worksheets, digitalen Produkten und Coaching-Unterlagen
    • Durchführung von Workshops, Mentoring-Programmen und Gruppencoachings

    Business Management & Organisation
    • Organisation und Verwaltung des eigenen Online-Business
    • Neukundenakquise, Kundenbetreuung, Angebotserstellung, Rechnungswesen und Projektabwicklung
    • Aufbau nachhaltiger Strukturen für Ordnung, Übersicht und Wachstum

    Online Marketing & Social Media
    • Aufbau und Pflege einer eigenen Online-Community
    • Strategische Contentplanung, Erstellung und Veröffentlichung von Inhalten
    • Anwendung von Social Selling zur Kundengewinnung und Markenstärkung

    Brand Design & Markenaufbau bis 12/2023
    • Entwicklung ganzheitlicher Markenauftritte, visueller Konzepte und Designrichtlinien
    • Gestaltung von Websites, Social-Media-Templates und Printprodukten
    • Umsetzung von Webdesign-Projekten mit WordPress und Elementor Pro
    Consulting Recruitment Coaching Assistenz PMO
  • QUTECO GmbH,
    Management Assistant & Senior Project Manager
    DIGITAL AND IT
    May 2024 - March 2025 (10 months)
    Fellbach, Germany
    IT-Start-up mit Fokus auf SAP Test- und Projektmanagement, Software Consulting und Development

    • Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung in organisatorischen, administrativen und strategischen Belangen
    • Planung, Organisation und Leitung des kompletten Standortwechsels (Böblingen → Fellbach) inkl. Logistik, Raumplanung und behördlichen Prozessen
    • Einführung effizienter Office- und Kommunikationsstrukturen sowie Aufbau regelmäßiger Meetings mit Protokollführung
    • Verantwortung für Recruiting & Personalwesen: Active Sourcing, Führen von Interviews, Vertragswesen, Onboarding
    • Entwicklung und Umsetzung von Employer Branding-Maßnahmen (z. B. Onboarding-Box)
    • Erstellung von Geschäftsdokumenten, Forecasts, Statistiken und Reportings in enger Abstimmung mit der Geschäftsleitung
    • Vorbereitung und Bearbeitung von Buchhaltungsbelegen in DATEV
    • Organisation von Geschäftsreisen, Terminen und Veranstaltungen sowie Sicherstellung eines reibungslosen Office-Managements
    Recruitment Projektmanagement Office (PMO) Assistenz der Geschäftsführung executive assistant Business development
  • Plocher Executive Find GmbH,
    Consultant
    HUMAN RESOURCES
    November 2023 - April 2024 (5 months)
    70 Stuttgart, Germany
    Boutique-Personalberatung mit Spezialisierung auf Executive Search und die Besetzung von Führungspositionen im Mittelstand und in Konzernen.

    • Eigenverantwortliche Komplettabwicklung von Suchmandaten im Bereich Executive Search (C-Level)
    • Kandidaten-Screening: Analyse von Profilen, Lebensläufen und Eignung im Abgleich mit Anforderungsprofilen
    • Durchführung von telefonischen und persönlichen Interviews mit Führungskräften und Spezialisten
    • Erstellung von Kandidatenberichten und Präsentationsunterlagen für die Geschäftsführung und Kunden
    • Persönliche Vorstellung der Kandidaten beim Kunden sowie Begleitung des Auswahlprozesses bis zum Vertragsabschluss
    • Schnittstelle zwischen Kandidaten und Auftraggebern, inklusive Beratung beider Seiten im Entscheidungsprozess
    • Ausbau bestehender Kundenbeziehungen und Etablierung langfristiger Partnerschaften auf Augenhöhe
    Recruitment Consulting Headhunting C-Level Management

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  • Fernstudium Psychologischer Berater
    sgd Fernhochschule
    2025
    Fernstudium Psychologischer Berater
  • BWL
    Hochschule Pforzheim
    2016
    BWL

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