About Heike
Ob im Büro, in Projekten oder im täglichen Arbeitsalltag – ich unterstütze Unternehmen zeitlich flexibel bei administrativen, organisatorischen und projektbezogenen Aufgaben sowie in Vertretungsfällen. Mein Ziel: reibungslose Abläufe, klare Strukturen und effiziente Prozesse, damit Sie sich auf Ihre Ziele konzentrieren können.
Mein Leistungsspektrum umfasst Büromanagement und Organisation, Prozessoptimierung und Digitalisierung, Projektkoordination sowie interne Kommunikation und Content.
Mit über 30 Jahren Erfahrung, Organisationstalent, digitaler Kompetenz und vielseitigem Know-how finde ich mich schnell in neue Aufgaben ein, arbeite strukturiert und lösungsorientiert und behalte stets den Überblick. Meine Stärken: vielseitig, flexibel, präzise, proaktiv und innovativ.
Darüber hinaus lege ich Wert auf eine offene und positive Zusammenarbeit. Meine Kunden erleben mich als sympathischen Gesprächspartner und Teamplayer – unkompliziert, vertrauensvoll, verbindlich und produktiv.
German
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English
Conversational
Italian
Basic
Can work on-site
Oberursel (up to 50km)
Experience
- Office Solutions | Effizient. Flexibel. Auf Zeit.Hauptberufliche SelbstständigkeitOctober 2025 - Today (9 months)Oberursel, HE, GermanyIch unterstütze Unternehmen zeitlich flexibel bei administrativen, organisatorischen und projektbezogenen Aufgaben. Mit über 30 Jahren Erfahrung und digitaler Kompetenz sorge ich für reibungslose Abläufe und klare Strukturen.Der Tagessatz dient zur Orientierung – ich stimme das Honorar individuell ab, abhängig von Projektumfang und Anforderungen (stunden- oder tageweise sowie als Pauschale).
- Merck Performance Materials GmbHExecutive AssistantCHEMICALApril 2018 - April 2025 (7 years)Wiesbaden, Germany• Einführung eines standortweiten SAP-basierten Schulungssystems inkl. Systempflege. Mitentwicklung und Umsetzung von Optimierungsmaßnahmen, Erstellung von Schulungsauswertungen sowie Beratung und Unterstützung der Abteilungsverantwortlichen• Koordination und Verwaltung des Standorts einschließlich der Planung von Catering, Organisation der betrieblichen Englischkurse sowie Konzeption und Erstellung von Leitfäden, Anleitungen und Checklisten zur Optimierung von Arbeitsabläufen• Personalthemen: SAP-Zeitdatenverwaltung, Unterstützung bei Ein-/Austritten, Organisation und Verwaltung der Arbeitskleidung, Werkstudentenbetreuung sowie interne Koordination des Betrieblichen Eingliederungsmanagements mit externem Dienstleister• Umfassende Vertretung der Assistenz des Geschäftsführers und des Standortleiters• Bestell- und Rechnungsabwicklung in SAP: Durchführung von Bestellungen, Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen, Sicherstellung effizienter Beschaffungsprozesse (Procure-to-Pay) sowie Zusammenarbeit mit internen Abteilungen und Lieferanten• Aufbau, Betreuung und kontinuierliche Pflege der Intranetseite des Standorts, einschließlich der Erstellung und Aktualisierung von Inhalten zur internen Kommunikation zwecks Sicherstellung einer benutzerfreundlichen und informativen Plattform• Erstellung von PowerPoint-Präsentationen für die Standortkommunikation über virtuelle Dashboards, einschließlich der inhaltlichen Aufbereitung und visuellen Gestaltung zur optimalen Darstellung von Daten und Informationen• Gesundheitspartnerin: Schnittstelle zwischen Mitarbeitenden, Führungskräften und dem Betrieblichen Gesundheitsmanagement. Kommunikation von Angeboten und Projektarbeit zur Umsetzung von Maßnahmen mit Standortleitung und Werksärztlicher Abteilung
- Conteam GmbH & Co. KGAssistentin der GeschäftsführungDecember 2013 - August 2017 (3 years and 8 months)55 Mainz, Germany• Unterstützen bei der Organisation und Abwicklung von Geschäftsprozessen inkl. Vertragsverwaltung und Freizeichnung von Überweisungen• Gewährleistung der Vertraulichkeit von sensiblen Informationen und Dokumenten• Effizientes Organisieren von Büroabläufen und Gewährleistung eines reibungslosen Arbeitsumfelds• Unterstützung der Geschäftsleitung bei der Gründung eines neuen Standorts (Conteam Wien GmbH): Kommunikation und Koordination sämtlicher Aktivitäten mit Behörden, Banken, Rechtsanwälten, Steuerberater in Firmen- und persönlichen Angelegenheiten des Geschäftsführers für seine Tätigkeit am neuen Standort• Projektarbeit/-management: Neukundenakquise, Organisation von Social Events, Eigenvermarktungsprojekte, Recherchearbeiten• Allgemeine Assistenz- und Sekretariatsaufgaben: z.B. Terminkoordination,Korrespondenz deutsch/englisch, Erstellen/Aufbereiten von ManagementPräsentationen, Reiseplanung• Datenpflege und Know-How-Transfer für CRM-Software• Rechnungswesen: u.a. Erstellen von Reportings, Rechnungsprüfung, Kassenverwaltung
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